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연차를 쓰지 못한 직원이 퇴사하면서 미사용 수당을 청구하는 일이 늘고 있습니다. 회사는 쓰라고 했는데 본인이 쓰지 않은 것이라고 하고, 직원은 실제로 쓸 수 없는 상황이었다고 말합니다. 법은 이 문제를 위해 사용촉진이라는 제도를 두고 있고, 절차를 정확히 밟았는지에 따라 수당을 줄 의무 자체가 달라집니다. 요건과 일정, 그리고 실무에서 자주 놓치는 지점을 순서대로 정리했습니다. 회사에서 보든 근로자 쪽에서 보든 확인해야 할 자리는 같습니다.

연차는 언제 얼마나 생기나

근로기준법 제60조가 정하고 있습니다. 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가가 주어집니다. 계속 근로 기간이 1년 미만이면 1개월을 개근할 때마다 1일씩 발생합니다. 3년 이상 근속하면 2년마다 1일씩 가산되고, 가산에는 상한이 정해져 있습니다.

그 전에 확인할 것이 하나 있습니다. 상시 근로자 수가 5명 미만인 사업장에는 연차 규정이 적용되지 않습니다. 상시 근로자 수는 일정 기간의 연인원을 가동일수로 나누어 계산하고 일용직과 단시간 근로자도 포함되므로, 명부에 적힌 인원만 보고 판단하면 어긋납니다. 인원이 늘어 5명 이상이 된 시점부터는 적용되므로 그 앞뒤를 나누어 계산하고 시점을 기록해 두어야 합니다.

휴직이 낀 해에는 출근율 계산이 문제 됩니다. 항목마다 처리가 다릅니다.

미사용 수당은 어떤 돈인가

휴가를 쓰지 못한 채 사용 기간이 지나면 그에 상응하는 임금을 청구할 수 있습니다. 이 돈의 성격은 임금입니다. 그래서 근로기준법 제49조에 따라 3년의 소멸시효가 적용되고, 퇴직할 때에는 다른 금품과 함께 정산해야 합니다.

계산은 통상임금을 기준으로 하는 것이 원칙이고, 취업규칙에서 평균임금으로 정할 수도 있습니다. 실무에서 금액이 다투어지는 이유는 대부분 통상임금의 범위 때문입니다. 정기적이고 일률적이며 고정적으로 지급되는 금품인지가 기준이므로, 상여금과 각종 수당의 성격을 먼저 정리해야 금액이 나옵니다.

정기상여금처럼 지급 주기가 긴 금품이 통상임금에 들어가는지에 따라 시간당 금액이 달라지고, 그 차이는 남은 연차 일수만큼 곱해집니다. 며칠치 계산으로 보이지만 결과의 폭은 작지 않습니다. 순서가 뒤집히면 계산은 계속 어긋납니다.

사용촉진을 하면 정말 안 줘도 되나

그렇습니다. 근로기준법 제61조는 회사가 정해진 절차를 밟아 휴가 사용을 촉진했는데도 근로자가 쓰지 않았다면 보상 의무를 면제하고 있습니다.

연차 유급휴가의 사용 촉진
남은 휴가 일수를 알리고 사용 시기를 정하도록 서면으로 촉구한 뒤, 근로자가 정하지 않으면 회사가 시기를 지정해 통보하는 절차입니다. 절차를 모두 밟으면 미사용 수당을 지급할 의무가 면제됩니다.

다만 조건이 붙습니다. 절차를 하나라도 빠뜨리면 면제 효과가 생기지 않습니다. 일부만 지켰다고 해서 그만큼 면제되는 구조가 아니라 전부 아니면 전무에 가깝습니다.

그래서 이 제도는 형식이 곧 실질인 영역입니다. 회사가 촉진을 했다고 생각하는 것과 법이 요구하는 촉진은 다른 이야기입니다. 일정이 하루만 어긋나도 그해의 촉진 전체가 효력을 잃을 수 있습니다.

촉진 일정은 어떻게 잡나

1년 이상 근속자에 대한 절차는 세 단계입니다.

1. 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에, 남은 휴가 일수를 근로자별로 알리고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구합니다.
2. 근로자는 10일 이내에 사용 시기를 정해 회사에 통보합니다.
3. 근로자가 통보하지 않으면, 사용 기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 시기를 정해 근로자에게 서면으로 통보합니다.

모든 통지는 서면으로 남겨야 합니다. 실무에서 가장 자주 걸리는 지점이 바로 이 서면 요건입니다. 구두 안내나 사내 게시판 공지만으로는 서면 통보로 인정되지 않는 경우가 있습니다.

1년 미만 근속자에게 월 단위로 발생하는 휴가에도 촉진 절차가 마련되어 있습니다. 다만 기준이 되는 시점과 기간이 다르므로 별도의 일정표가 필요합니다. 1년 이상 근속자와 같은 방식으로 처리하다가 요건을 놓치는 경우가 많습니다.

지정일에 출근한 직원을 그냥 두면

촉진 절차를 밟아 회사가 사용 시기를 지정했는데 근로자가 그날 출근하는 경우가 있습니다. 이때 회사가 노무 수령을 거부하지 않고 그대로 일을 시켰다면 촉진의 효과가 인정되지 않습니다.

지정한 날에 출근한 사람은 돌려보내거나, 노무 수령을 거부한다는 의사를 그날 분명히 밝혀야 합니다.

실무에서는 지정일에 출입을 통제하거나 시스템 접속을 차단하는 방식이 쓰입니다. 책상에 통지문을 두거나 메일로 노무 수령 거부 의사를 발송하고 그 기록을 남기기도 합니다. 중요한 것은 조치의 종류가 아니라 거부 의사가 그날 전달되었다는 기록입니다.

마지막 한 걸음에서 뒤집힙니다
아무 조치 없이 근무를 인정하면 수당을 지급할 의무는 그대로 남습니다. 앞의 통지를 아무리 정확한 일정으로 남겼더라도 결과는 같습니다.

그날의 판단이 그해 전체를 좌우합니다.

회계연도 기준과 연차 대체는 가능한가

입사일 기준이 원칙입니다. 다만 관리의 편의를 위해 회계연도 기준으로 운영하는 회사가 많고, 이 방식 자체는 가능합니다.

여기에도 조건이 붙습니다. 퇴직 시점에 회계연도 기준으로 계산한 일수가 입사일 기준으로 계산한 일수보다 적으면 그 차이를 보전해야 합니다. 그래서 취업규칙에 계산 방식을 명확히 적어 두어야 분쟁이 줄어듭니다.

연차 대체는 근로기준법 제62조가 정하고 있습니다. 근로자대표와 서면으로 합의하면 특정 근로일에 휴가를 갈음할 수 있고, 여름휴가나 명절 앞뒤에 주로 활용됩니다.

다만 서면 합의 없이 회사가 일방적으로 정하면 효력이 없습니다.

합의서에는 대상 일자와 범위를 구체적으로 적어야 합니다. 회계연도 기준으로 운영하면 입사한 해와 퇴직하는 해의 계산이 어긋나기 쉽습니다. 두 기준으로 나온 일수를 나란히 놓고 비교하는 절차를 사규에 정해 두면 퇴직 시점의 다툼이 크게 줄어듭니다.

퇴직할 때는 어떻게 정산하나

퇴직하면 남은 연차는 모두 수당으로 정산해야 합니다. 촉진 절차를 밟았더라도 퇴직으로 사용이 불가능해진 부분은 별개로 다루어집니다.

지급 시기에도 기한이 있습니다. 근로기준법 제36조는 금품 청산에 관해 정하고 있고, 퇴직한 근로자에게 지급해야 할 금품은 법이 정한 기한 안에 지급해야 합니다. 당사자 사이의 합의로 기일을 연장할 수 있으나, 이때에도 서면으로 남겨야 뒤에 다툼이 생기지 않습니다.

기한을 넘기면 지연이자를 비롯한 별도의 문제가 따라옵니다. 액수가 크지 않다는 이유로 연차 수당만 뒤로 미루는 경우가 있는데, 청산 기한은 금품의 종류를 가리지 않습니다.

퇴직 정산 전에 확인할 것
· 입사일 기준으로 다시 계산한 연차 일수
· 그해 촉진 절차의 통지 일자와 서면 여부
· 지정일 출근 기록과 노무 수령 거부 자료
· 통상임금에 넣을 상여금과 수당의 범위

다투게 되면 무엇이 증거가 되나

고용노동청 진정이 첫 단계입니다. 미지급 임금 문제로 다루어집니다.

이때 회사는 촉진 절차를 밟았다는 서면 자료를 제출해야 합니다. 자료가 없으면 절차를 하지 않은 것으로 정리됩니다. 했다는 진술만으로는 받아들여지지 않습니다. 진정에서 해결되지 않으면 민사 소송으로 이어집니다.

그래서 회사가 평소에 점검해야 할 것은 결국 기록입니다.

• 연차 관리 대장이 근로자별로 정확히 유지되고 있는지
• 촉진 통지의 발송 시점과 방법이 남아 있는지
• 근로자가 통지를 받았다는 수신 확인 자료가 함께 보관되어 있는지

근로자 쪽에서도 확인할 것이 있습니다. 매년 남은 연차 일수를 알리는 통지를 받았는지, 사용 시기를 정해 회신하라는 요구가 있었는지, 회사가 시기를 지정해 통보한 문서가 있었는지를 짚어 보면 촉진이 실제로 이루어졌는지를 가늠할 수 있습니다. 급여명세서와 연차 잔여일수 안내문은 따로 보관해 두는 편이 좋습니다.

정리

사용촉진은 절차를 정확히 밟았을 때에만 효과가 있습니다. 형식이 곧 요건이고, 중간에 빠진 단계는 뒤에 메울 수 없습니다.

지정일에 출근한 근로자를 그대로 일하게 하면 촉진은 무력화됩니다. 6개월 전과 2개월 전의 일정을 잘 지켰더라도 마찬가지입니다.

서면 기록이 없으면 하지 않은 것과 같습니다. 발송 기록과 수신 확인을 함께 남겨야 하고, 연차 관리 대장은 퇴직 시점이 아니라 평상시에 맞춰 두어야 합니다.

근로자 쪽에서는 시효를 먼저 확인하십시오. 미사용 수당은 임금이므로 3년이 지나면 청구할 수 없습니다.

다툼의 대부분은 법 해석이 아니라 기록에서 시작됩니다. 누가 언제 무엇을 통지했고 그날 근로자가 어떻게 했는지가 남아 있으면, 연차 문제는 대체로 빨리 정리됩니다. 남아 있지 않으면 같은 사실을 두고 양쪽이 다른 이야기를 하게 됩니다.

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참조 조문

근로기준법 제60조(연차 유급휴가) · 근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진) · 근로기준법 제62조(유급휴가의 대체) · 근로기준법 제36조(금품 청산) · 근로기준법 제49조(임금의 시효)

본 글이 일반적 안내였다면, 본인 사안은 사실관계가 조금만 달라져도 결론이 크게 달라집니다. 비슷한 상황으로 고민 중이시라면 정식 상담을 권합니다.

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자주 묻는 질문

사용촉진을 하면 연차수당을 안 줘도 되나요?

정해진 절차를 모두 밟았을 때만 보상 의무가 면제됩니다. 하나라도 빠지면 효과가 생기지 않습니다.

지정한 날에 직원이 출근하면 어떻게 하나요?

노무 수령을 거부하지 않고 일하게 하면 촉진의 효과가 인정되지 않습니다. 출입 통제나 서면 통지로 거부 의사를 남겨야 합니다.

회계연도 기준으로 운영해도 되나요?

가능합니다. 다만 퇴직 시 입사일 기준으로 계산한 일수보다 적으면 그 차이를 보전해야 합니다.

연차수당은 언제까지 청구할 수 있나요?

임금에 해당하므로 소멸시효는 3년입니다. 퇴직 시에는 정해진 금품 청산 기한 안에 지급해야 합니다.

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