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퇴사한 지 이 년이 지나 연장근로수당을 다시 계산해 보려는데, 회사는 그때 서류가 없다고 합니다. 반대로 사업주 쪽에서는 몇 해 전 그만둔 직원이 갑자기 임금을 달라고 하는데 근로계약서를 어디에 두었는지 모르겠다고 합니다. 서로 반대편에 선 두 이야기가 같은 조문 하나로 이어집니다. 근로기준법은 사업장이 만들어 두어야 할 장부와 그것을 몇 년 보관해야 하는지를 정해 두었고, 그 기간이 바로 3년입니다. 이 숫자가 어디서부터 세어지는지가 실무의 갈림길입니다.

명부에는 무엇을 적게 되어 있나

제41조 제1항이 출발점입니다. 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 합니다.

핵심은 사업장별이라는 말입니다. 본사에 한 권을 몰아 두는 방식이 아니라 사업장 단위로 갖추어야 합니다.

같은 항의 단서는 예외를 둡니다. 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 명부를 작성하지 아니할 수 있습니다. 다만 일용이라는 이름을 붙였다고 모두 빠지는 것이 아니라 시행령이 정한 범위에 들어야 합니다.

제2항은 관리 의무를 덧붙입니다. 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 합니다. 주소가 바뀌거나 담당 업무가 달라졌다면 그때그때 고쳐야 한다는 뜻입니다.

근로자 명부
누가 언제부터 언제까지 그 사업장에서 일했는지를 사용자가 기록해 두는 장부입니다. 근로관계의 존재 자체를 증명하는 가장 기본적인 자료여서, 임금이나 퇴직금 다툼은 물론 산업재해 신청에서도 먼저 찾게 됩니다. 계약서가 없는 사업장에서는 이 명부가 유일한 단서가 되기도 합니다.

보존 기간을 정한 조문은 따로 있다

제42조는 한 문장입니다. 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 합니다.

명부를 만들라는 조문과 보관하라는 조문이 갈려 있습니다.

어떤 서류가 중요한 서류인지는 조문 안에 목록으로 들어 있지 않고 대통령령에 맡겨져 있습니다. 근로계약서와 임금대장처럼 근로조건의 뼈대를 담은 것들이 여기에 들어갑니다.

3년은 어느 날부터 세나

여기서 오해가 자주 생깁니다. 서류를 만든 날부터 세는 것이 아닙니다.

대통령령이 서류마다 기산일을 따로 정해 두었습니다. 근로자 명부는 그 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날이 출발점이고, 근로계약에 관한 서류는 근로관계가 끝난 날이 출발점입니다. 임금과 관련된 장부는 마지막으로 기재한 날부터 셉니다.

그래서 십 년을 일하고 그만둔 직원의 입사 당시 계약서도 퇴직일로부터 3년은 남아 있어야 합니다.

이 점을 모르고 오래된 서류부터 정리해 버리는 사업장이 많습니다.

임금 쪽에도 같은 숫자가 있다

보존 기간이 3년으로 정해진 데에는 이유가 있습니다. 제49조가 이 법에 따른 임금채권은 3년간 행사하지 아니하면 시효로 소멸한다고 정하기 때문입니다.

청구할 수 있는 기간과 자료를 남겨 두어야 하는 기간을 맞춘 것입니다.

임금대장은 제48조 제1항이 요구합니다. 사업장별로 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액을 임금을 지급할 때마다 적어야 합니다. 제2항은 한발 더 나아가 임금을 지급할 때 구성항목과 계산방법, 공제 내역을 적은 임금명세서를 서면으로 교부하도록 했습니다. 전자문서도 서면에 포함됩니다.

명세서는 받는 즉시 보관하십시오. 회사 서류가 사라져도 근로자 손에 남은 것이 증거가 됩니다.

근로자가 직접 받아 낼 수 있는 서류

회사 장부는 회사가 가지고 있지만, 근로자가 청구할 수 있는 서류도 법에 적혀 있습니다.

1. 제17조 제2항에 따라 임금의 구성항목과 계산방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가가 적힌 서면을 교부받습니다
2. 제48조 제2항에 따라 임금을 받을 때마다 임금명세서를 받습니다
3. 퇴직한 뒤에는 제39조에 따라 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금을 적은 사용증명서를 청구합니다
4. 제39조 제2항이 요구한 사항만 적게 하고 있으므로, 필요한 항목을 특정해 요청합니다

사용증명서는 퇴직한 뒤에도 청구할 수 있고, 사용자는 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다.

확인할 것
· 입사할 때 받은 근로계약서 원본이나 사진
· 매달 받은 임금명세서와 급여 입금 내역
· 출퇴근 기록, 근무표, 업무용 메신저의 지시 기록
· 사대보험 자격취득과 상실 내역
· 퇴직 후 발급받은 사용증명서와 경력증명서

서류가 없다고 하면 어떻게 하나

자료가 사라졌다는 말이 곧 청구 포기를 뜻하지는 않습니다. 제11조 제1항은 이 법을 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 사업장에 적용하고, 제2항은 4명 이하 사업장에도 대통령령이 정하는 바에 따라 일부 규정을 적용할 수 있게 합니다.

적용되는 사업장이라면 보존 의무 위반 자체를 사업장 관할 지방고용노동관서에 진정으로 알릴 수 있습니다.

임금을 계산해야 하는 사건에서는 근로자 쪽 자료가 더 중요해집니다. 급여 입금 내역, 출퇴근 기록, 업무 지시가 남은 메신저 대화, 동료의 진술이 모여 근로시간과 임금액을 복원합니다. 사용자가 장부를 내놓지 못하는 사정은 그 자체로 불리하게 작용하는 사정이 됩니다.

다만 시효가 먼저 지나가면 자료가 있어도 소용이 없습니다. 3년이라는 숫자를 달력에 먼저 표시해 두십시오.

주의
사업장을 정리하거나 사업주가 바뀌는 과정에서 장부가 통째로 없어지는 일이 잦습니다. 퇴사가 예정되어 있다면 재직 중에 계약서와 명세서, 근무표 사본을 미리 확보해 두십시오. 회사 시스템에서 내려받을 수 있는 자료는 계정이 살아 있는 동안에만 접근됩니다.

정리

제41조는 사업장별 근로자 명부를 만들고 변경 사항을 지체 없이 고치도록 합니다. 대통령령이 정한 일용근로자는 작성 대상에서 빠질 수 있습니다.

제42조는 그 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하게 합니다.

3년의 출발점은 서류를 만든 날이 아니라 퇴직일이나 근로관계 종료일처럼 대통령령이 정한 날입니다. 같은 숫자가 제49조의 임금채권 시효에도 놓여 있습니다.

근로자 쪽에서는 제17조의 서면, 제48조의 임금명세서, 제39조의 사용증명서를 직접 확보해 두는 것이 가장 확실합니다. 이미 서류 없이 다툼이 시작되었다면, 남은 자료를 모아 노동 사건을 다루는 변호사와 입증 순서를 정하시기 바랍니다.

참조 조문

근로기준법 제11조, 제17조, 제39조, 제41조, 제42조, 제48조, 제49조, 제93조

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자주 묻는 질문

퇴사한 지 4년이 지났는데 회사에 근로계약서를 달라고 할 수 있나요?

제42조의 보존 기간은 근로관계가 끝난 날부터 3년이므로 이미 지난 시점이면 회사가 보관하고 있지 않을 수 있습니다. 다만 제49조의 임금채권 시효도 3년이어서, 그 기간이 지났다면 청구 자체가 어려워지는 경우가 많습니다.

일용직만 쓰는 현장인데 근로자 명부를 꼭 만들어야 하나요?

제41조 제1항 단서가 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해 명부 작성을 면제합니다. 다만 그 범위는 시행령이 정한 것에 한하고, 임금대장과 임금명세서 의무는 별도로 남아 있으므로 서류를 전혀 만들지 않아도 되는 것은 아닙니다.

회사가 임금명세서를 종이로 주지 않고 메일로만 보냅니다. 위반인가요?

제48조 제2항은 서면 교부를 요구하면서 전자문서를 서면에 포함시키고 있습니다. 전자문서법상의 전자문서 요건을 갖춘 형태라면 위반으로 보기 어렵습니다. 다만 구성항목과 계산방법, 공제 내역이 빠져 있다면 그 부분이 문제가 됩니다.

퇴직하면서 경력을 증명할 서류가 필요합니다. 어떻게 요청하나요?

제39조가 사용증명서를 규정합니다. 퇴직한 뒤라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등 필요한 사항에 관한 증명을 청구하면 사용자는 사실대로 적어 즉시 내주어야 합니다. 제2항에 따라 요구한 사항만 적히므로 필요한 항목을 명확히 적어 요청하십시오.

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작성·검토: 한병철 변호사 · 2026-09-30

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